Cierre contable en Odoo – Reenumeración de asientos

Como todo contable sabe, antes de proceder a realizar el cierre fiscal, hay un conjunto de operaciones básicas y comunes que se deben hacer en toda empresa.

Algunas de ellas son:

  • Revisión asientos en borrador: facturas contabilizadas, cobros, pagos, etc. pendientes de asentar. Asegurarse de que no hay datos pendientes de introducción.
  • Regulación de existencias: Contabilizar la variación de existencias a fin de año.
  • Amortizaciones / Depreciaciones de activos.
  • Liquidaciones de impuestos asentadas, IRPF, IVA, Imp. de Sociedades si lo hubiera, etc.
  • Conciliar todos los asientos posibles, incluidas liquidaciones de impuestos.
  • Reclasificaciones patrimoniales (deudas a LP a CP, etc…).
  • Ajustes por periodificación.
  • Renumerar asientos contables.
  • Etc.

En este caso, se focalizará en la funcionalidad de renumeración de asientos contables para poder presentar el Libro Diario correctamente al registro mercantil.

¿Porqué reenumerar?

Si al crear un diario (sea manualmente o automáticamente, por ejemplo, al introducir una cuenta bancaria propia nueva), no se está al tanto de las secuencias de los asientos de los mismos, se asigna una nueva secuencia de asientos basada en el código corto asignado al diario, y se puede llegar a una situación en la que hay distintas secuencias para los asientos, según el diario en el que se registren.

Esto no supone un problema a la hora de trabajar puesto que cada asiento se genera correctamente en cuanto a contenido y fecha, pero tendrá una numeración que, aunque correlativa (anterior +1), puede no estar ordenado cronológicamente, y esto supone un problema a la hora de obtener, como hemos comentado, el Libro Diario.

Asientos ordenados por fecha: desordenados

Ejemplo

Un ejemplo que ayuda a entender esta situación puede ser el siguiente:

Supongamos que el 2 de febrero se registran 20 facturas y se emiten 12, se realizan distintos asientos de pagos de nómina y de cobros de cliente.

Al día siguiente, nos damos cuenta de que no lanzamos las amortizaciones de activos fijos planificadas a último día de enero, y se lanza su generación.

Los asientos de amortización tendrían numeración posterior a la de las facturas, aunque se habrían registrado en una fecha anterior, por lo que nos encontraríamos con asientos desordenados por fecha.

Solución

Para poder subsanar este problema, se debe usar el módulo account_renumber, que pemite renumerar los asientos de fórma fácil y sencilla.

En caso de tratarse de una instancia multi-compañía, hay que realizar estas operaciones para cada una de las compañías. A continuación se detallan los pasos para proceder para una compañía, que deben ser reproducidos en cada una de las compañías existentes.

Pasos a seguir

Instalar el módulo que, a fecha de hoy, existe para todas las versiones a partir de Odoo v5.

Asegurarse que todos los diarios tienen la misma secuencia y que ésta está correctamente configurada.

Acceso y configuración a las secuencias

Ejecutar la Renumeración de Asientos, que podéis encontrar en Contabilidad. El acceso variará según versión. En v8 está en Procesamiento periódico > Fin del periodo, mientras que en v9+ está en Asesor.

Se abrirá el siguiente asistente, donde se deberán seleccionar todos los diarios y seleccionar los periodos / fechas que corresponda.

Asistente de ordenación de asientos

Una vez seleccionados los diarios y los periodos / fechas (según versión), se deberá pulsar en Renumerar y dejar actuar el proceso hasta que finalice. Tardará más o menos según el número de asientos que tenga que procesar.

Al final del proceso se muestran los asientos que han sido renumerados, pudiendo observar que, ordenando por fecha, los asientos están correctamente numerados.

Correspondencia ordenada entre fecha y número de asiento

Cabe decir que se puede renumerar asientos en cualquier momento del año. A su vez, es posible renumerar los asientos tantas veces como se necesite.

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