Contabilizar nóminas correctamente en Odoo

Hola a todos!

Hoy pretendemos explicar como realizar la contabilización de las nóminas que el gestor u otro software nos genera/facilita, permitiendo pagar las mismas vía Órdenes SEPA desde Odoo, y pudiendo considerarlas en el modelo 111 de la AEAT.

¿Qué debemos considerar?

  • Creación de un diario propio para agrupar los asientos de este tipo.
  • Posible realización de pagos de nóminas vía remesas SEPA, desde Odoo.
  • Posible generación del modelo 111 de la AEAT, que contempla (entre otros) las retenciones aplicadas a los empleados.
  • Para el registro de cualquier nómina, se necesita que el empleado disponga de un contacto en Odoo. En caso de pagos de nóminas vía Ordenes de pago SEPA de Odoo, preferiblemente el que consta como dirección particular en la App Empleados. Si no se usa dicha App (Empleados) hay que crear un contacto distinto al asociado al usuario, pues no tendrá contabilidad propia (usa la de la compañía matriz).

Antes que nada, recomendamos crear un diario específico, puesto que es una operación recurrente y contínua en el tiempo. En caso de dudas o correcciones, se dispondrá de todos los asientos reunidos.

El registro de las nóminas se hace a través de la creación de asientos y sus apuntes, y puede variar según las consideraciones de las que hemos hablado al incio.

Por tal de poder realizar vía remesa SEPA, las transferencias a los empleados, debe existir un apunte en la 465 para cada empleado y Empresa debe estar indicada con el contacto del mismo.

Para que el número de perceptores del modelo 111 de la AEAT sea correcto (casillas 1 y 4), debe haber un apunte para cada trabajador en las cuentas 640 (base) y 4751 (cuota) y, de igual modo, Empresa debe estar indicada con el contacto del mismo. De no ser así, no se podrá saber el número de perceptores, ya que un trabajador puede tener varios apuntes de retenciones en un trimestre, por ejemplo.

Todo el resto puede estar centralizado en las cuentas correspondientes (460, 462, por ejemplo).

Para este post, se considerarán todos los puntos para que las operaciones posteriores puedan realizarse correctamente (Transferencia SEPA, generación de modelo AEAT 111).

Trabajo previo

  1. Creación del diario. No es necesario ponerle cuentas por defecto (pestaña Asientos contables) ni recomendable que se muestre en el tablero (pestaña Configuración avanzada).
Crear un diario facilita la búsqueda de asientos para revisiones futuras
  1. Cara a la realización del modelo 111 de la AEAT, hay que permitir indicar cuales son las bases y las cuotas de las retenciones al trabajador. Para ello, se debe instalar el módulo Account Move Line Tax Editable.
    De no hacerlo, el modelo 111 no saldrá correctamente, pues es el que permite indicar, en los apuntes, cuales son base y cuales cuota.
Módulo a instalar para poder indicar las bases y cuotas de las retenciones

Registro de las nóminas

Se accederá a asientos y se creará uno. La cabecera deberá contener los siguientes datos:

  • Diario: Seleccionar el creado ad-hoc o cualquier diario miscelánea/varios.
  • Fecha: Aquella en la que se desea contabilizar la nómina
  • Referencia: Aquella que permita identificar fácilmente el asiento.

El resto es automático, y tampoco hace falta marcar el A ser revertido.

A partir de ahí, se debe poblar el asiento con los apuntes correspondientes. Quien contabiliza nóminas ya sabe qué es cada apunte y que significa cada cuenta, por lo que se comentarán los mismos, únicamente a nivel funcional.

En cian, aparecen los dos campos que añade el módulo Account Move Line Tax Editable, y no aparecerían en caso de no haberlo instalado.

En rojo, las cuentas 640 y 4751. Como la primera es la base y la segunda la cuota, se deberá poner el impuesto correspondiente – en este caso Retenciones IRPF (Trabajadores) dinerarias, pero también está disponible Retenciones IRPF (Trabajadores) en especie – en su lugar correspondiente.
En el caso de la base, en la columna Creador del impuesto y, en el caso de la cuota, directamente en Impuestos.

Nota: La traducción al español de estos campos varía a menudo, en cualquier caso, el de la izquierda es el de las cuotas y el de la derecha, las bases. El primero permite definir un solo impuesto por apunte (cuotas separadas por cuenta según impuesto), mientras que el segundo permite más de un impuesto (en tanto que la base es la misma, a menudo para varios impuestos, aunque este no es el caso, en nóminas).

Y con esto:

  • Tenéis contabilizadas las nóminas
  • Podéis pagar vía SEPA (hay que indicar que el pago es de tipo nómina si el trabajador disfruta de ventajas en su banco en caso de domiciliar la nómina)
  • Podréis generar el modelo 111 considerando no solo las retenciones a terceros por actividades económicas, sinó también por rendimientos del trabajo.

 

Este ejemplo es básico y una nómina puede ser más compleja a nivel contable, pero no afectaría a la operativa SEPA ni al AEAT111 siempre que se cumplan las condiciones que hemos comentado

Esperamos haya sido de vuestro interés.

Un saludo a todos los que nos seguís!

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