Nextcloud – Gestión Documental en la Nube

Nextcloud es un sistema de gestión de documentos (DMS) self-hosted y de código abierto que ofrece un  acceso universal a tus archivos. También es una plataforma dónde se pueden sincronizar y gestionar documentos.

En esta entrada, vamos a explicar las principales características que ofrece este gestor documental.

Gestión documental

Nextcloud permite organizar de una manera eficiente los documentos con una estructura de carpetas de tipo árbol (tree).

Para una mejor gestión documental, se pueden habilitar o definir distintas reglas, ya sean para un grupo o para ciertos usuarios, con el fin de mejorar el acceso y mantener el orden. Así solamente podrán acceder, crear, eliminar y modificar los archivos y/o las carpetas los usuarios asignados.
Además, permite editar los archivos directamente desde la interfaz y también la previsualización de los mismos (PDF, imágenes, archivos de texto, archivos de office, y más…).

Web-Mobile

Nextcloud es una aplicación web, accesible desde cualquier navegador. Además, dispone de una aplicación móvil totalmente integrada, para Android y iOS, que facilita el acceso desde dispositivos móviles.

Interfaz Web

La interfaz web ofrecida por Nextcloud se caracteriza por su facilidad de uso,eficiencia y optimización. Esto nos permite realizar búsquedas a través de etiquetas y guardarlas como  favoritos, para que el usuario pueda llegar fácilmente a los archivos que necesita. También incorpora una búsqueda de texto completa usando Apache Solr.

Colaborativo

Las funciones de colaboración del Nextcloud incluyen notificaciones de usuarios, comentarios en los archivos y comunicación vía chat o vídeo-llamada en tiempo real.

  • Uso compartido interno y externo → Nextcloud permite compartir cualquier número de archivos, grandes o pequeños, con compañeros de trabajo, clientes y socios, de forma fácil y rápida.
  • Chat en documentos → Los usuarios pueden añadir comentarios a los documentos. Estos comentarios quedaran registrados en una línea temporal. La interfaz también permite el completado automático de los nombres de usuarios para poder mencionar fácilmente a otras personas, como ya se usa en las redes sociales.
  • Comunicación → Con un simple clic en cualquier avatar de usuario se puede iniciar un chat o una vídeo-llamada, pasando sin problemas de la comunicación asíncrona a una comunicación en tiempo real.

Características técnicas

  • Máxima seguridad→ Nextcloud está diseñado para mantener tus datos seguros mientras realizas sincronizaciones de los datos y trabajas con otras personas. Con cada actualización, Nextcloud implementa nuevas tecnologías de seguridad ya sean visibles o invisibles para mantener la seguridad de los documentos.
  • Comprometido con las políticas de seguridad → Nextcloud proporciona unas extensivas políticas de datos, encriptación, capacidades de gestión de usuarios y auditoría.
    • Funciones de auditoría → Permiten visualizar todos los cambios recientes realizados a los archivos, tales como la creación o eliminación de nuevos o modificaciones en carpetas compartidas y descargas de archivos compartidos.
    • Control de acceso a los archivos → permite a los administradores gestionar los accesos a los documentos, a través de reglas estrictas, en combinación con el complemento de seguridad de compartición de Nextcloud.
    • RGPD → Incorpora el Reglamento General de Protección de Datos.
    • Bienestar y HIPAA → Incluye estándares de privacidad para proteger los registros médicos de los pacientes y otra información de salud.

Otras funcionalidades de Nextcloud

  • Nextcloud Talk → ofrece conferencias privadas de audio/vídeo y chat de texto en las instalaciones del cliente a través de interfaces de navegador y móviles con pantalla compartida integrada e integración SIP.
  • Nextcloud Groupware → integra Calendario, Contactos, Correo y otras características de productividad para ayudar a los equipos a realizar su trabajo de forma más rápida y sencilla.

 

En RGB Consulting integramos el Nextcloud, como una herramienta complementaria de gestión documental y almacenamiento para nuestros clientes de Odoo Cloud y On-Premises.

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