Nextcloud – Gestió documental al núvol

Nextcloud és un sistema de gestió de documents (DMS) self-hosted i de codi obert que ofereix un  accés universal als teus arxius. També és una plataforma on es poden sincronitzar i gestionar documents.

En aquesta entrada del blog, explicarem les principals característiques que ofereix aquest gestor documental.

Gestió documental

Nextcloud permet organitzar d’una manera eficient els documents amb una estructura de carpetes de tipus arbre (tree).

Per a una millor gestió documental o de carpetes es poden habilitar o definir diferents normes siguin per a un grup o per a certs usuaris amb la finalitat de millorar l’accés i mantenir l’ordre. Així solament podran accedir, crear, eliminar i modificar els usuaris assignats.
A més a més, permet editar els arxius directament des de la interfície i també la previsualització d’ells mateixos (PDF, imatges, arxius ofimàtics i molts més).

Web-Mobile

Nextcloud és una aplicació  web, accessible des de qualsevol navegador. A més, disposa d’una aplicació mòbil totalment integrada, per a iOS i Android, que facilita l’accés des de dispositius mòbils.

Interfície Web

La interfície web  que ofereix Nextcloud es caracteritza per la seva facilitat d’ús, eficiència i optimització. Aquesta ens permet realitzar cerques mitjançant etiquetes i guardar-les com a  favorits, perquè l’usuari pugui arribar amb facilitat als arxius que necessita. També incorpora una cerca de text complet emprant Apache Solr.

Col·laboratiu

Les funcions de col·laboració del Nextcloud inclouen notificacions d’usuaris, comentaris en els arxius i comunicació vía chat o vídeo-trucada en temps real.

  • Uso compartit intern i extern → Nextcloud permet compartir qualsevol nombre d’arxius grans o petits amb amics, clients o socis de manera senzilla i ràpida.
  • Xat en els  documents → Els usuaris poden afegir comentaris als documents. Aquests comentaris quedaran registrats en una línia temporal. La interfície també permet l’autocompletat dels usuaris com a mencions per a poder notificar-los fàcilment, com ja s’utilitza en les xarxes socials.
  • Comunicació → Amb un simple clic en qualsevol avatar d’usuari es pot iniciar un xat o una vídeotrucada, canviant sense problemes una comunicació asíncrona a una comunicació en temps real.

Característiques tècniques

  • Màxima seguretat→ Nextcloud està dissenyat per a mantenir les teves dades segures mentre realitzes sincronitzacions de les dades i treballes amb altres persones. Amb cada actualització, Nextcloud implementa noves tecnologies de seguretat, siguin visibles o invisibles.
  • Compromesos amb les polítiques de seguretat → Nextcloud proporciona unes extensives polítiques de dades, encriptació, capacitats de gestió d’usuaris i auditories.
    • Funcions d’auditoria → Permeten visualitzar tots els canvis realitzats recentment als arxius, com poden ser la creació o eliminació de nous arxius o modificacions en les carpetes compartides i descàrregues d’arxius compartits.
    • Control d’accés als arxius → permet als administradors gestionar els accessos als documents, mitjançant normes estrictes, en combinació amb el complement de seguretat de compartició de Nextcloud.
    • RGPD → Incorpora el Reglament General de Protecció de Dades.
    • Benestar i HIPAA → Inclou estàndards de privacitat per a protegir els registres mèdics dels pacients i altres informacions de salut.

Altres funcionalitats de Nextcloud

  • Nextcloud Talk → ofereix conferències privades d’àudio i vídeo, i xat de text, mitjançant interfícies de navegador o mòbils. A més permet compartir pantalla amb qualsevol dispositiu i suporta integració SIP.
  • Nextcloud Groupware → integra Calendari, Contactes, Correus i altres característiques de productivitat per a ajudar als equips a realitzar la seva feina d’una manera més ràpida i senzilla.

 

En RGB Consulting integrem Nextcloud, com  una eina complementaria de gestió documental i emmagatzemament per als nostres clients d’Odoo Cloud i On-Premises.

Deixa un comentari