Si ya habéis instalado Odoo en vuestro sistema, tenéis una base de datos creada (con o sin datos Demo), y habéis instalado los módulos de la localización: Topónimos españoles y Plan general Contable, pero no sabéis por donde empezar, os animamos a configurar algunos datos maestros en el sistema. Si no es así, antes de seguir os recomendamos leer los siguientes posts: Cómo instalar Odoo en 6 sencillos pasos y Antes de empezar – Instalando la localización.

Un truco/consejo: En RGB Consulting, cuando nuestros clientes hacen una formación, les preparamos una base de datos de prueba para practicar y no preocuparse de lo que pueda pasar en ella, por lo que recomendamos tener dos bases de datos, una para empezar y otra para probar todo aquello que os produzca dudas o no sepáis si podréis corregir después en caso de fallo.

En este post hablaremos sobre cómo configurar la compañía dentro de Odoo y cómo configurar los usuarios que van a hacer uso del mismo.

Configurar la compañía va a permitir, entre otras cosas:

• Que al imprimir una factura que emitimos aparezcan automáticamente los datos fiscales correctos.
• Que se indique automáticamente en la tienda web, cual es la cuenta IBAN a la que hay que ingresar el importe, en caso de seleccionar transferencia bancaria como método de pago de un pedido.
• Que al generar un modelo de la AEAT para su presentación telemática los datos de la compañía no deban ser introducidos manualmente cada vez.
• Y un largo etcétera.

Aunque no entraremos tan en profundidad, configurar los usuarios permite asignarles unos perfiles de acceso según el cargo, responsabilidad, posición, etc:

• Que un usuario de contabilidad no pueda consultar o modificar el estado de una entrega o que un usuario de almacén no tenga acceso a las nóminas, por ejemplo.
• Asignar responsables de áreas, encargados, por ejemplo, de segundas validaciones cuando existan.
• Dar acceso a configuraciones técnicas de formas distintas a cada usuario o por grupos.
• Personalización de localización e idioma de Odoo (entre otras) por usuario.
• Etc.

Configuración básica de los usuarios:

Por el momento solo haremos una configuración básica, puesto que aún no se han instalado los módulos que se van a necesitar, para al menos poder hacer algunos cambios en otros modelos o poder recibir correos electrónicos de Odoo.

Una vez se inicia Odoo en nuestro navegador, vemos dos menús: uno en la izquierda, vertical, con tres grupos de sub-menús y el de arriba, negro, vacío por el momento, a falta de módulos instalados. Empezaremos pulsando sobre usuarios. Veremos que nuestro usuario (por defecto) es Administrator. Pulsamos sobre éste. Se abre una ficha en una vista formulario y pulsamos en Editar.

Una vez en modo edición, marcaremos como activo el checkbox de Características técnicas. Una vez marcado, pulsaremos en guardar y actualizaremos los cambios pulsando sobre el logo de odoo que hay en la esquina superior izquierda del menú principal.

Ahora que el usuario Administrator (que es el que estás usando ahora mismo) tiene permisos para ver las Características técnicas, podremos acceder a Compañías en el menú izquierdo, entre muchos otros menús a los que ahora tendremos acceso.

Pero antes, cambiaremos el nombre por el del administrador, y pondremos una cuenta de correo – ¡Atención! El login se deberá realizar con ese correo a partir de este momento – para que de esta manera reciba correctamente las notificaciones de Odoo. Añadir una foto es opcional.

Configuración básica de la compañía

A continuación, pulsamos en el menú Compañías y luego sobre Your company (nombre asignado por defecto a la compañía). Tan pronto se abra, podremos observar que dispone de 4 pestañas. En este tutorial solo trabajaremos los datos de la pestaña Información general.

Pulsaremos en Editar para rellenar los campos de la empresa: dirección, lema, web, teléfono…

Notas:

• En el campo ID de impuesto, donde debe introducirse el NIF de la empresa, se debe añadir el prefijo del país (el español es ES). Por ejemplo: A12345674 debe introducirse como ESA12345674.
• En la sección de dirección hay un campo en el que pone Autocompletado a partir de la ciudad, que permite que el sistema sugiera conjuntos de [CP-ciudad-provincia] con solo poner la ciudad o el CP. Esto es gracias al módulo Topónimos españoles que hemos instalado previamente.

Vamos a continuar con Cuentas bancarias, donde introduciremos las distintas cuentas bancarias de la compañía. En este ejemplo introduciremos una del BBVA, pero podría ser de cualquier otra entidad bancaria. Lo primero es pulsar en Añadir un elemento.

Se abrirá una ventana flotante en la que deberemos introducir la información de la cuenta. Si se ha instalado el módulo Adaptación de los clientes, proveedores y bancos para España, con solo rellenar los tres campos superiores (tipo, número y país del banco), el sistema detecta desde la cuenta bancaria de qué banco se trata e importa la información automáticamente de dicho banco. Si se trata de una caja rural pequeña o de un banco electrónico nuevo, que no aparecen en la lista, habrá que crearlos manualmente.

Nota: En tipo de cuenta usar solamente IBAN pues las cuentas bancarias habituales ya han dejado de usarse.

Finalmente pulsaremos en Guardar y Cerrar. En el caso de que la cuenta bancaria fuera errónea, al intentar guardar los datos de la compañía el sistema nos entregará un error para que ésta fuera revisada.