Muchas son las empresas que no gestionan cobros y pagos en efectivo, siendo los adeudos a cuentas de clientes, transferencias procedentes de los mismos o cobros a través de pasarelas en línea, sus formas habituales (a menudo únicas) de enviar o recibir dinero desde/a sus cuentas.

Este post sirve para cualquier empresa (y de hecho se recomienda el uso de su contenido en todas), pero especialmente para aquellas cuyas operaciones de cobro y pago se realizan al 100% a través de cuentas bancarias.

Se trata del uso de los extractos bancarios como (único) modo de conciliación, combinado con la importación de los mismos a través de la Norma 43 (también conocida como Cuaderno 43).

Una de las herramientas más potentes de que dispone Odoo en referencia a pagos, cobros, y a conciliaciones, es la opción de dar de alta extractos bancarios de tal modo que se pueden conciliar las lineas de pago o de cobro que en ellos se incluyen, con documentos pendientes de pago o cobro. Cada vez que una línea de un extracto es usada para una conciliación, ésta queda cerrada, de modo que es imposible que sea usada más de una vez, proporcionando un extra de seguridad, evitando realizar conciliaciones por duplicado.

Cómo funciona? (procedimiento sin importación)

Es un procedimiento sencillo:

1. Se accede al aplicativo en línea del banco y se imprime el extracto de movimientos comprendido entre dos fechas o bien se espera a recibirlo impreso por parte del banco (operación cada vez más infrecuente debido a la expansión del uso de Internet, además de ser, habitualmente, un servicio con costes).
2. Se crea un extracto bancario en Odoo y se introducen todas y cada una de las líneas que constan en el documento obtenido en el paso 1. Esta es la parte tediosa pues para cada línea hay que rellenar un conjunto de datos.
3. Se procede a conciliar cada uno de los movimientos registrados con todos aquellos documentos pendientes de pago o de cobro hasta que todas las líneas quedan emparejadas (conciliadas) con documentos, momento en el que se cierra el extracto.

NOTA: Debido a que el objetivo del post es ver como importar los extractos bancarios, no vamos a entrar en detalle de como crearlos manualmente.

Cuáles son las ventajas del uso de esta herramienta?

Por un lado, la posibilidad de disponer de una sincronización con las cuentas bancarias de que la empresa dispone. El tener registradas todas y cada una de las lineas de movimientos que existen en cada una de las cuentas permite saber desde el propio Odoo, los movimientos que ha habido y el saldo disponible en las mismas.

Por otro, facilitar la gestión de cobros y pagos. Los movimientos que constan en el banco son efectivos y fiables: Si existe la línea en el extracto bancario, el cobro o el pago se ha hecho efectivo sin lugar a dudas (ignorando que se pueden devolver adeudo por motivos varios, pues existen módulos para tratarlo). Así pues, ¿que mejor manera de conciliar pagos y cobros desde una lista única y fiable?

Y los contras?

Dar de alta extractos bancarios manualmente puede ser, aparte de monótono y aburrido, una tarea ardua para aquellas empresas que tienen un buen número de movimientos diarios. Ir al banco, imprimir el extracto e introducirlo manualmente, linea por linea, en el sistema puede requerir la exclusividad de un trabajador durante diversas horas. Y esto solo para la introducción, después se tendrá que conciliar.

Solución

Para solucionar esta principal desventaja de los extractos bancarios que se daba en la mayoría de los ERP, se creó un estándar llamado Norma 43 o Cuaderno 43, que permite exportar los apuntes bancarios a un fichero de forma estandarizada para que se pueda importar luego a un software de gestión.

Pues bien, Odoo dispone de esta herramienta que permite la importación de este tipo de ficheros y que soluciona el principal inconveniente del uso de extractos bancarios: el módulo l10n_es_account_bank_statement_import_n43.
Gracias a este módulo, se puede importar a Odoo un fichero con este formato que se ha exportado previamente desde el aplicativo del banco, ahorrando tiempo y reduciendo las posibilidades de errores en la introducción de los datos.

Uso

Para usar esta herramienta, se requiere de:

• Instalación del módulo antes nombrado en Odoo
• Compatibilidad en el banco para exportar este tipo de fichero en este formato.

Si estas dos condiciones se cumplen ya se puede hacer uso de la misma, siendo el procedimiento el siguiente:

1. Acceder a la aplicación en línea del banco, seleccionar la cuenta y acceder a la utilidad proporcionada por el banco para la exportación del fichero en formato N43.
   
   
2. En Odoo, acceder al menú Contabilidad > Banco y caja > Importar, que ha sido añadido por el módulo instalado, y seleccionar el archivo, indicar el diario correspondiente a la cuenta bancaria en cuestión e importarlo.
   
   De este modo se importan todas las líneas del periodo indicado en el servicio del banco.
   

Cada vez que se importe un extracto bancario se deberá comprobar que el saldo final del último corresponde con el saldo inicial del que se introduce, para que de este modo se mantenga la fiabilidad de los datos.

En el próximo post mostraremos como realizar las conciliaciones correspondientes a las líneas de extracto y como mantener actualizado el saldo de cada una de las cuentas bancarias.