L'augment del consum intern és animant molta gent a emprendre els seus propis negocis, molts dels quals dedicats a la venda al detall. Mostra d'això són els 36.641 llocs de treball més de mitjana mensual generats en aquest sector a Espanya, respecte al mateix període de l'any 2015, que equivalen a un augment del 2% al 1r semestre del 2016 (fonts: INE, Eurostat, ICM, SS).

En aquest article parlarem de les àrees clau a l'hora de planificar un ERP per al seu ús en un comerç retail, i com Odoo s'adapta perfectament a aquestes necessitats.

Característiques i requeriments principals del comerç minorista

El comerç minorista, encara que no en té la complexitat de gestió associada a les grans companyies o negocis franquiciats, presenta una sèrie de requeriments que cal tenir en compte:

• Gestió logística:
  • La ubicació i emmagatzematge de les mercaderies ha de complir sempre aquestes màximes: Eficiència, rapidesa i precisió.
  • Els inventaris s'han de fer amb agilitat i rapidesa, i els articles i mercaderies han de poder ser localitzats amb facilitat.
  • La traçabilitat de moviments ha de ser precisa a nivell de canals i d'ubicacions físiques.
  • Pot ser necessari habilitar una zona d'empaquetatge de productes i comandes de venda, control de qualitat, etc.
  • Segons el producte, pot ser necessari treballar amb lots, números de sèrie, dates d'expiració (caducitat, consum preferent, final de vida útil, obsolet, etc.
  • Reproveïments i retirada de productes de les existències: Hem d'establir una política clara de reabastaments i retirades del material que tenim al magatzem.
• Gestió de compres i abastaments:
  • Establir una política i condicions de compra homogenis
  • Llançar licitacions de compra a diversos proveïdors (sempre que sigui possible).
  • Establir una sèrie de regles per definir les condicions de reabastament i rutes de les mercaderies.
  • Haurem de gestionar desfeta de material en entrada, fer devolucions a proveïdor, etc. Pel que pot ser recomanable habilitar una petita àrea de control de qualitat a les entrades de compres cap al magatzem.
  • Establir unes regles d'estoc mínim per producte/tipologia de producte. Llançar les comandes de compra segons aquestes regles, i revisar-les cada cert temps.
• Gestió de vendes:
  • La informació dels clients ha de contenir, a part de la informació bàsica amb el mateix, la, terminis i mètodes de pagament, ) i fer un seguiment amb facilitat
  • Multi-canal: Com a minorista ja no pot centrar-se en un sol canal de vendes, cal definir una estratègia multi-canal (per exemple, venda física, i botiga en línia).
  • Omni-channel: Les tarifes associades a client han de ser homogènies per a tots els canals de venda. Un client ha de trobar al mateix preu el producte tant a la pàgina web com si realitza la compra a la botiga física (exceptuant aquelles promocions ideades per incentivar la compra al lloc web)
  • Lexperiència del client ha de ser satisfactòria. Per això és molt recomanable posar a la vostra disposició de els clients un xat en viu perquè puguin comunicar-se amb eficàcia i immediatesa amb el nostre equip comercial.
• Gestió d'operacions:
  • Ha de ser tan eficient com sigui possible, i gestionable amb poc personal.
  • La informació ha de ser compartida entre departaments perquè tothom estigui informat. Com més transparents, millor.
• Informes, reporting i analítica:
  • Hem d'establir una sèrie de indicadors que ens permetin conèixer l'estat de salut de totes les àrees de lempresa de forma àgil i ràpida.
  • Aquests indicadors haurien de ser a temps real o tan actualitzats com sigui possible.
• Comptabilitat:
  • Ha d'estar integrada a l'ERP per facilitar la gestió i evitar els errors causats per la introducció manual de dades.
  • L'ERP hauria de tindre les eines necessàries per emetre tota la documentació fiscal requerida per hisenda.
• Recursos Humans:
  • Ha de permetre una gestió eficient del personal (gestió documental, comunicacions, horaris, sol·licitud de vacances, baixes…) i del procés de selecció.
  • És recomanable poder realitzar avaluacions tant dels mateixos treballadors, com dels aspirants durant el procés de contractació
  • També es recomana establir una política de gestió i validació de les despeses dels empleats.

Quins avantatges ens ofereix Odoo respecte altres solucions de venda retail?

Odoo cobreix tots aquests requeriments, i molt més! Això vol dir que podem escalar i augmentar les capacitats del sistema conforme les anem necessitant, evitant un excés de funcionalitats i opcions que no farem servir inicialment.

Logística

• Traçabilitat completa dels productes: Des de la sortida del proveïdor fins al lliurament al client.
• Gestió de lots, números de sèrie, dates d'expiració (caducitat, consum preferent, final de vida útil, obsolet, etc.)
• Operacions logístiques àgils (empaquetat, preparació de comandes, picking, control de qualitat, etc), gràcies a la interfaz de codi de barres per a l'entrada, sortida i moviments interns de productes entre magatzems.
• Inventari de magatzems complet i àgil, en temps real, realitzable des de qualsevol dispositiu amb navegador web (tauleta, smartphone, ordinador portàtil…).
• Integració amb la resta d'àrees de l'empresa (vendes, compres, comptabilitat, fabricació…)
• Regles de reabastiment i estratègies de retirada configurables a nivell d'ubicació de magatzem, categories de producte, o fins i tot a nivell de producte individual.
•  Modelatge i personalització de magatzems, centres de distribució, rutes de proveïment.

Compres

• Administració eficient de proveïdors, incloent contactes, adreces, termes i condicions de pagament, tarifes de compra.
• Podrà llançar i fer un seguiment complet de les licitacions a diversos proveïdors alhora.
• Gestió de deixalles i devolucions a proveïdor des de la mateixa interfaz de recepció de material.
• Automatització de les comandes de compra en funció de les regles d'estoc mínim i rutes d'abastament.

Vendes i gestió de clients

• Múltiples canals i equips de vendes fàcilment administrables des d'un únic punt de gestió: Venda presencial des de TPV, online des d'e-Commerce, i realització de comandes de venda de forma manual, B2B o B2C.
• Permet organitzar les vendes utilitzant pressupostos, comandes de venda, factures, albarans, comprovants d'enviament/recepció, etc.
• Podrà calcular les despeses d'enviament i facturar-los al client final a la mateixa comanda, en funció de les tarifes dels seus proveïdors de transport i la ubicació del client.
• Tarifes promocionals, ofertes de fidelització, cupons i codis de descompte:
  • Permet assignar diferents tarifes de venda en funció del client.
  • Permet establir descomptes des d'una tarifa pròpia de descomptes basada en una tarifa inicial de preus existent.
  • Permet aplicar descomptes a discreció en el moment de realitzar la venda, tant per a les comandes realitzades des del backend, com per a les comandes realitzades des del terminal TPV.
• Gestió de devolucions, incidències i suport: Podrà gestionar les devolucions de productes, RMA, gestionar les incidències de les comandes o productes, tot de manera senzilla i centralitzat en un mateix punt.
• Múltiples formes de pagament: Permet posar a disposició dels clients múltiples mètodes de pagament, des de transferències bancàries fins a pagament amb serveis de tercers (Paypal, Ogone, Autorize…) passant pel pagament en efectiu, integració amb passarel·les de pagament virtuals (TPV), etc.
• Múltiples formes de facturació:
  • Si treballeu per projectes, podreu facturar per tasques realitzades i/o material o temps consumit, a preu tancat, etc.
  • Per productes/serveis lliurats.
  • Per incidències resoltes.
  • Facturació recurrent en funció de les condicions de contracte.
• Podrà decidir quan s'emetrà la factura, ja sigui en el mateix moment de realitzar la comanda, al lliurament del producte/servei final, etc.
• Permet combinar diferents formes de pagament des de la pròpia interfaz de vendes per a una mateixa comanda (per exemple, combinar targeta + efectiu)
• Permet connectar amb els clients establint àrees de suport amb fòrums, i fins i tot un xat en directe amb suport, des de la mateixa interfaz del sistema.
• Control i arqueig de caixa
• Online i offline: Encara que perdi la connexió a la xarxa, el sistema permet seguir realitzant vendes, que es guardaran en local, i actualitzaran la propera vegada que es recuperi la connexió.
• Compatible amb la gran majoria de maquinari TPV existent.
• Portal amb àrea d'usuari per clients, des d'on podran consultar tota la documentació relacionada (estat de les comandes, pressupostos, factures, etc.), fer el pagament de les comandes, fer consultes, etc.
• Múltiples mètodes de facturació: Podrà facturar per tasques realitzades, a preu fix, per productes/serveis lliurats, per incidències resoltes, etc. Fins i tot podrà emetre factures als seus clients de manera periòdica (contractes).
• Podreu comprovar sempre l'estoc existent en qualsevol moment, des de qualsevol interfaz de vendes. A més, el sistema té en compte els productes reservats i les entrades pendents a l'hora d'indicar les existències, i aplicar les condicions de reabastiment.

Informes i anàlisi:

• Potent motor dinformes que integra la informació de totes les àrees de la companyia.
• Informes predissenyats sobre cadascuna de àrees d'operacions. A més, podem personalitzar els informes àgilment, afegint i traient mesures, camps i dimensions als mateixos.
• A més, podem presentar aquestes informes en diversos formats; des d'una taula fins a un gràfic de les vendes. Per descomptat, tot en temps real.
• Podem marcar objectius de venda per als comercials de la nostra botiga
• Tot informe, taula o gràfic es pot compartir amb la resta dusuaris. A més, cada usuari té disponible un tauler propi on centralitzar els informes que utilitzeu habitualment i compartir els que consideri interessants.

Comptabilitat

• Totes les àrees estan integrades amb la comptabilitat; des de la gestió de vendes fins al pagament de les despeses i dietes als empleats.
• Localització espanyola: Tota la informació fiscal i comptable ja creada: impostos, pla comptable espanyol, diaris, comptes…
• Eines de generació dels models d'hisenda, importació d'extractes bancaris des de l'estàndard C43/N43.
• Eines de pagament SEPA Credit Transfer, Debit Transfer.
• Comptabilitat analítica per a estadístiques avançades
• Comptabilitat pressupostària que analitza el pressupost per a cada departament, tant el previst, teòric,real, i percentatge aconseguit sobre el previst.

Recursos Humans

• Gestió del personal simplificada per a Minoristes. Vaig poder créixer a complexitat si necessitem, afegint més informació sobre els empleats.
• Procés de selecció integrat al portal web per publicar les ofertes de treball, i al backend per a la realització d'entrevistes i valoració dels aspirants.
• Gestió de vacances, absències.
• Gestió, validació i pagament de les despeses dels empleats.
• Xarxa social corporativa: Per a la comunicació interna entre departaments, gestió de documentació, gestió de vendes, etc.

En properes entrades que dedicarem al comerç retail, explicarem com fer petites configuracions que ens facilitaran la gestió, com per exemple les propostes de reabastament automàtiques a funció de les existències mínimes al magatzem, i aquelles configuracions que ens permetran potenciar les vendes al nostre eCommerce, mitjançant tècniques cross-selling/up-selling (recomanació de productes, productes alternatius).