Quan es selecciona un ERP, entendre el model de preus i els costos addicionals d'implantació pot resultar complicat. Com passa amb majoria de ERP del mercat, el preu final d'una implantació Odoo depèn de moltes variables. En aquesta entrada del blog farem una anàlisi dels diferents costos associats al desplegament i manteniment d'Odoo.

Els sis punts que cal tenir en compte per a calcular el cost d'una implantació d'Odoo

Odoo ve en dues edicions, l'edició Community i l'edició Enterprise, que distribueix l'empresa Odoo S.A. i que també està basada en Odoo Community però amb alguns mòduls i funcionalitats extra. Totes dues edicions són compatibles (aquí trobarà una comparació entre les dues versions). Odoo Community pot ser implementat per qualsevol consultor, però per a accedir a Odoo Enterprise cal acudir forçosament a Odoo S.A. o a un partner associat. 

En la seva edició Community, Odoo és gratuït i sense cap mena de limitació.

L'edició Enterprise que ofereix Odoo S. a. és de pagament i es comercialitza mitjançant dos plans:

• El Pla Estàndard d’Odoo Enterprise té un cost mensual de 14,80 euros / mes per usuari (11,90 euros / mes si es contracta anualment). Inclou tots els mòduls de Odoo Enterprise però té tres restriccions importants: obliga a utilitzar el hosting d’Odoo Online, no permet la gestió multiempresa i no permet la incorporació de mòduls personalitzats.
• El Pla Personalitzat d’Odoo Enterprise té un cost mensual de 22,40 euros / mes per usuari (17,90 euros / mes si es contracta anualment). A més d'incloure tots els mòduls, aquest pla permet triar lliurement el tipus d'allotjament de l'aplicació i admet la instal·lació de mòduls personalitzats.
  

Una implantació típica per 20 usuaris amb el Pla Personalitzat de Odoo Enterprise tindrà un cost per llicència de 448 euros / mes (358 euros / mes si es contracta anualment).

Pot visitar la pàgina web de preus oficials d’Odoo en aquest enllaç. 

Un aspecte important a tenir en compte en el cas d'Odoo és que en la versió Enterprise no es cobra pels usuaris que accedeixen al seu portal. Aquests usuaris poden ser tant interns (comercials, operaris, …) com a externs (clients, proveïdors, …) i tenen un accés limitat a dades específiques de l'empresa i funcionalitats restringides.

Odoo és una aplicació web, per la qual cosa pot estar allotjat tant al núvol com en servidors locals.

Si opta per l'opció d'allotjament al núvol, disposa de tres alternatives:

• Servidor cloud amb recursos compartits: ideal per instàncies amb pocs usuaris. Els proveïdors d'aquests serveis acostumen a oferir aquesta modalitat SaaS (programari com a servei) a un preu fix per usuari / mes.
• Servidors cloud amb recursos dedicats: quan la quantitat d'usuaris o l'exigència de càlcul dels processos requereixen més recursos. Els proveïdors d'aquests serveis cloud ofereixen diferents opcions de servidors al núvol combinant capacitats de procés (Vcore), memòria RAM, capacitat de disc i capacitat de transmissió de dades. Per una instal·lació d'Odoo per a 20 usuaris, el cost del hosting al núvol amb recursos dedicats pot estar entre 20 i 40 euros / mes, depenent del sistema de backup redundant i restauració que implanti.
• Odoo.sh: és l'oferta comercial de la plataforma cloud d'Odoo S.A. El preu d'aquesta opció es pot calcular a la pàgina oficial d' odoo.sh. En aquesta plataforma només es pot utilitzar la versió Enterprise d'Odoo, cosa que pot suposar una limitació en determinats casos. 
  

Si s'opta per una instal·lació en servidors locals (On-Premise), l'empresa haurà d'assumir els costos d'adquisició del servidor i de tot el programari necessari (sistema operatiu, sistema de virtualització, sistema de còpies al núvol, elements de ciberseguretat,... ) a més de preveure els costos de manteniment corresponents.

Tret que disposi d'experts Odoo en la seva plantilla, haurà de buscar un soci tecnològic que l'acompanyi en el procés d'implantació d'Odoo. Si ha decidit instal·lar la versió Enterprise, pot accedir tant en els serveis que ofereix directament Odoo S.A. com qualsevol dels seus partners locals. Si vol implantar la versió Community gratuïta, pot accedir a partners locals d'Odoo o a consultors freelance.

Com qualsevol altre sistema ERP, Odoo és un programari complex i crític per a l'empresa. Per a implementar-ho necessita l'ajuda d'un equip expert capacitat tècnicament i amb àmplia experiència. Fan falta analistes funcionals amb capacitat per a entendre el funcionament de la seva empresa i aplicar tota la potència d'Odoo per a optimitzar els processos empresarials.

La implantació o desplegament inicial d'Odoo inclou l'anàlisi del negoci, la instal·lació del programari i la base de dades, la posada en marxa del sistema de backup, la configuració inicial, una personalització bàsica i la formació dels usuaris en els diferents mòduls d'Odoo.

El preu de la implantació depèn de la complexitat dels seus processos empresarials, del nombre de mòduls que vagi a utilitzar i del nombre d'usuaris a formar. Els partners d'Odoo acostumen a oferir aquests serveis en forma de pack d'hores. Per exemple, implantar Odoo per una PIME amb 20 usuaris que necessiti gestionar la facturació, la comptabilitat, el CRM, la web corporativa amb un eCommerce, les compres i els magatzems pot costar uns 5.000 euros (al voltant de 100 hores de consultor).

Amb els anomenats “paquets d'èxit”, Odoo S.A. també ofereix directament aquests serveis d'implantació quan es vol utilitzar la versió Enterprise.

Un gran avantatge d'Odoo és la possibilitat de programar mòduls dissenyats i ajustats 100% a les necessitats de l'empresa i que s'integren dins d'Odoo.

Hi ha milers de programadors a tot el món capaços de desenvolupar mòduls d'Odoo, però aquí l'experiència és fonamental. No es tracta només de saber programar, sinó de conèixer molt bé tant el framework d'Odoo com la lògica del negoci on es vol implantar. Es recomana contractar els serveis d'un partner oficial d'Odoo. En cas contrari, el desenvolupament d'una funcionalitat aparentment senzilla pot complicar-se i provocar la frustració de tots els implicats.

El preu dels desenvolupaments es calcula en funció del temps necessari per analitzar, desenvolupar, testar i implantar el mòdul a mida i sol oscil·lar entre 50 i 70 euros / hora.

La majoria de les empreses ja compten amb una base de dades amb contactes de clients i proveïdors, informació dels seus productes i informació històrica de l'empresa. El projecte d'implantació de qualsevol ERP també ha d'incloure la migració de dades al nou sistema.

El cost d'aquesta migració de dades dependrà de si únicament es volen carregar dades mestres (contactes de client, proveïdors, informació de productes, pla de comptes, …) o també es volen traspassar registres històrics de facturació, assentaments comptables o altres.

El traspàs de registres històrics acostuma a consumir moltes hores de desenvolupament i en la majoria de casos s'opta per a limitar la càrrega inicial de dades a les dades mestres i el traspàs de l'assentament d'obertura. En aquest supòsit, el cost estarà al voltant dels 500 euros.

Tot i que una de les qualitats d'Odoo és la facilitat d'ús, la seva empresa pot requerir suport addicional per al manteniment del ERP després de la seva posada en marxa. Necessitarà accedir a experts funcionals per a aclarir dubtes, fer ajustos de configuració o implementar nous mòduls. També pot necessitar tècnics especialistes per corregir errors i equivocacions provocats en la base de dades que només podran ser resolts per personal tècnic altament qualificat.

El cost de manteniment d'Odoo per a 20 usuaris pot rondar els 150 euros / mes, encara que segurament serà una mica superior durant el primer any de posada en marxa del ERP.

A més, Odoo actualitza regularment el seu programari llançant una nova versió cada any. Encara que no sigui necessari actualitzar totes les versions, cal preveure els costos de migració per canvis de versió, almenys un cop cada dos anys. Aquestes actualitzacions de versió es poden plantejar com un projecte independent o, si el seu proveïdor ofereix la possibilitat, contractar un servei de manteniment estès que inclogui aquests canvis de versió. El cost d'aquest servei de suport i manteniment amb actualitzacions de versió incloses dependrà de la quantitat de codi personalitzat que tingui instal·lat en el seu Odoo. Per a una PIME de 20 usuaris que tingui poc codi personalitzat, la quota d'aquest servei pot incrementar-se en uns 50 euros / mes. 

En resum, una PIME amb 20 usuaris que vulgui implantar Odoo Community al núvol, amb els mòduls de CRM, vendes, compres, magatzem, comptabilitat, lloc web i e-Commerce, amb unes necessitats limitades de desenvolupaments a mida i amb una càrrega inicial de dades limitada a les dades mestres, invertirà aproximadament uns 9.000 euros durant el primer any (uns 4.500 euros més si implanta la versió Enterprise) i ha de preveure un cost anual d'uns 2.500 euros els anys posteriors (uns 7.000 euros / any en el cas d'Odoo Enterprise).