El aumento del consumo interno está animando a mucha gente a emprender sus propios negocios, muchos de ellos dedicados a la venta al detalle. Muestra de ello son los 36641 empleos más de media mensual generados en este sector en España, respecto al mismo período del año 2015, que equivalen a un aumento del 2% en el 1º semestre de 2016 (fuentes: INE, Eurostat, ICM, SS).

En este artículo hablaremos de las áreas clave a la hora de planificar un ERP para su uso en un comercio retail, y cómo Odoo se adapta perfectamente a estas necesidades.

Características y requerimientos principales del comercio minorista

El comercio minorista, aunque no tiene la complejidad de gestión asociada a las grandes compañías o negocios franquiciados, presenta una serie de requerimientos que deben de tenerse en cuenta:

• Gestión logística:
  • La ubicación y almacenaje de las mercancías debe cumplir siempre estas máximas: Eficiencia, rapidez, y precisión.
  • Los inventarios  tienen que realizarse con agilidad y rapidez, y los artículos y mercancías deben poder ser localizados con facilidad.
  • La trazabilidad de movimientos debe ser precisa, a nivel de canales y de ubicaciones físicas.
  • Puede ser necesario habilitar una zona de empaquetado de productos y/o pedidos de venta, control de calidad, etc.
  • Según el producto, puede ser necesario trabajar con lotes, números de serie, fechas de expiración (caducidad, consumo preferente, final de vida útil, obsoleto, etc).
  • Reabastecimientos y retirada de productos de las existencias: Debemos establecer una política clara de reabastecimientos y retiradas del material que tenemos en el almacén.
• Gestión de compras y abastecimientos:
  • Establecer una política y condiciones de compra homogéneos
  • Lanzar licitaciones de compra a varios proveedores (siempre que sea posible).
  • Establecer una serie de reglas para definir las condiciones de reabastecimiento y rutas de las mercancías.
  • Deberemos gestionar deshecho de material en entrada, realizar devoluciones a proveedor, etc. Por lo que puede ser recomendable habilitar una pequeña área de control de calidad en las entradas de compras hacia el almacén.
  • Establecer unas reglas de stock mínimo por producto/tipología de producto. Lanzar los pedidos de compra según éstas reglas, y revisar las mismas cada cierto tiempo.
• Gestión de ventas:
  • La información de los clientes debe contener, a parte de la información básica con el mismo, la, plazos y métodos de pago, ) y realizar un seguimiento con facilidad
  • Multi-canal: Como minorista ya no puede centrarse en un solo canal de ventas, debe definirse una estrategia multi-canal (por ejemplo, venta física, y tienda online).
  • Omni-channel: Las tarifas asociadas a cliente deben ser homogéneas para todos los canales de venta. Un cliente debe encontrar al mismo precio el producto tanto en la página web como si realiza la compra en la tienda física (exceptuando aquellas promociones ideadas para incentivar la compra en el sitio Web)
  • La experiencia del cliente debe ser satisfactoria. Para ello es muy recomendable poner a su disposición de los clientes un chat en vivo para que puedan comunicarse con eficacia e inmediatez con nuestro equipo comercial.
• Gestión de operaciones:
  • Debe ser lo más eficiente posible, y gestionable con poco personal.
  • La información debe ser compartida entre departamentos para que todo el mundo esté informado. Cuanto más transparentes, mejor.
• Informes, reporting y analítica:
  • Debemos establecer una serie de indicadores que nos permitan conocer el estado de salud de todas las áreas de la empresa de forma ágil y rápida.
  • Dichos indicadores deberían ser a tiempo real o lo más actualizados posible.
• Contabilidad:
  • Debe estar integrada en el ERP para facilitar la gestión y evitar los errores causados por la introducción manual de datos.
  • El ERP debería tener las herramientas necesarias para emitir toda la documentación fiscal requerida por hacienda.
• Recursos Humanos:
  • Debe permitir una gestión eficiente del personal (gestión documental, comunicaciones, horarios, solicitud de vacaciones, bajas…) y del proceso de selección.
  • Es recomendable poder realizar evaluaciones tanto de los propios trabajadores, como de los aspirantes durante el proceso de contratación
  • También se recomienda establecer una política de gestión y validación de los gastos de los empleados.

Qué ventajas nos ofrece Odoo respecto otras soluciones de venta retail?

Odoo cubre todos estos requerimientos, y mucho mas! Esto significa que podemos escalar y aumentar las capacidades del sistema conforme las vamos necesitando, evitando un exceso de funcionalidades y opciones que no vamos a usar inicialmente.

Logística

• Trazabilidad completa de los productos: Desde la salida del proveedor hasta la entrega a cliente.
• Gestión de lotes, números de serie, fechas de expiración (caducidad, consumo preferente, final de vida útil, obsoleto, etc)
• Operaciones logísticas  ágiles (empaquetado, preparación de pedidos, picking, control de calidad, etc), gracias a la interfaz de código de barras para la entrada, salida y movimientos internos de productos entre almacenes.
• Inventario de almacenes completo y ágil, en tiempo real, realizable desde cualquier dispositivo con navegador web (tableta, smartphone, ordenador portátil…).
• Integración con el resto de áreas de la empresa (ventas, compras, contabilidad, fabricación…)
• Reglas de reabastecimiento y estrategias de retirada configurables a nivel de ubicación de almacén, categorías de producto, o incluso a nivel de producto individual.
•  Modelado y personalización de almacenes, centros de distribución, rutas de abastecimiento.

Compras

• Administración eficiente de proveedores, incluyendo contactos, direcciones, términos y condiciones de pago, tarifas de compra.
• Podrá lanzar y realizar un seguimiento completo de las licitaciones a varios proveedores a la vez.
• Gestión de deshechos y devoluciones a proveedor desde la misma interfaz de recepción de material.
• Automatización de los pedidos de compra en función de las reglas de stock mínimo y rutas de abastecimiento.

Ventas y gestión de clientes

• Múltiples canales y equipos de ventas fácilmente administrables desde un único punto de gestión: Venta presencial desde TPV, online desde e-Commerce, y realización de pedidos de venta de forma manual, B2B o B2C.
• Permite organizar las ventas  utilizando presupuestos, pedidos de venta, facturas, albaranes, comprobantes de envío/recepción, etc.
• Podrá calcular los gastos de envío y facturarlos al cliente final en el mismo pedido, en función de las tarifas de sus proveedores de transporte y la ubicación del cliente.
• Tarifas promocionales, ofertas de fidelización, cupones y códigos de descuento:
  • Permite asignar diferentes tarifas de venta en función del cliente.
  • Permite establecer descuentos desde una tarifa propia de descuentos, basada en una tarifa inicial de precios existente.
  • Permite aplicar descuentos a discreción en el momento de realizar la venta, tanto para los pedidos realizados desde el backend, como para los pedidos realizados desde el terminal TPV.
• Gestión de devoluciones, incidencias y soporte: Podrá gestionar las devoluciones de productos, RMA, gestionar las incidencias de los pedidos o productos, todo de forma sencilla y centralizado en un mismo punto.
• Múltiples formas de pago: Permite poner a disposición de los clientes múltiples métodos de pago, desde transferencias bancarias hasta pago con servicios de terceros (Paypal, Ogone, Autorize…) pasando por el pago en efectivo, integración con pasarelas de pago virtuales (TPV), etc.
• Múltiples formas de facturación:
  • Si trabaja por proyectos, podrá facturar por tareas realizadas y/o material o tiempo consumido, a precio cerrado, etc.
  • Por productos/servicios entregados.
  • Por incidencias resueltas.
  • Facturación recurrente en función de las condiciones de contrato.
• Podrá decidir cuándo se emitirá la factura, ya sea en el mismo momento de realizar el pedido, en la entrega del producto/servicio final, etc.
• Permite combinar distintas formas de pago desde la propia interfaz de ventas para un mismo pedido (por ejemplo, combinar tarjeta + efectivo)
• Permite conectar con sus clientes estableciendo áreas de soporte con foros, e incluso un chat en directo con soporte, desde la misma interfaz del sistema.
• Control y arqueo de caja
• Online y offline: Aunque pierda la conexión a la red, el sistema permite seguir realizando ventas, que se guardarán en local, y actualizarán la próxima vez que se recupere la conexión.
• Compatible con la gran mayoria de hardware TPV existente.
• Portal con área de usuario para clientes, desde donde podrán consultar toda su documentación relacionada (estado de los pedidos, presupuestos, facturas, etc.), realizar el pago de los pedidos, realizar consultas, etc.
• Múltiples métodos de facturación: Podrá facturar por tareas realizadas, a precio fijo, por productos/servicios entregados, por incidencias resueltas, etc. Incluso podrá emitir facturas a sus clientes de forma periódica (contratos).
• Podrá comprobar siempre el stock existente en cualquier momento, desde cualquier interfaz de ventas. Además, el sistema tiene en cuenta los productos reservados y las entradas pendientes a la hora de indicar las existencias, y aplicar las condiciones de reabastecimiento.

Informes y análisis:

• Potente motor de informes que integra la información de todas las áreas de la compañía.
• Informes prediseñados sobre cada una de las áreas de operaciones. Además, podemos personalizar los informes ágilmente, añadiendo y quitando medidas, campos y dimensiones en los mismos.
• Además, podemos presentar dichos informes en varios formatos; desde una tabla hasta un gráfico de las ventas. Por supuesto, todo en tiempo real.
• Podemos marcar objetivos de venta para los comerciales de nuestra tienda
• Todo informe, tabla o gráfico se puede compartir con el resto de usuarios. Además, cada usuario tiene disponible un tablero propio donde centralizar los informes que utilice habitualmente y compartir los que considere interesantes.

Contabilidad

• Todas las áreas están integradas con la contabilidad; desde la gestión de ventas hasta el pago de los gastos y dietas a los empleados.
• Localización española: Toda la información fiscal y contable ya creada: impuestos, plan contable español, diarios, cuentas…
• Herramientas de generación de los modelos de hacienda, importación de extractos bancarios desde el estándar C43/N43.
• Herramientas de pago SEPA Credit Transfer, Debit Transfer.
• Contabilidad analítica para estadísticas avanzadas
• Contabilidad presupuestaria que analiza el presupuesto para cada departamento, tanto el previsto, teórico,real, y porcentaje logrado sobre el previsto.

Recursos Humanos

• Gestión del personal simplificada para Minoristas. Pude crecer en complejidad si necesitamos, añadiendo más información sobre los empleados.
• Proceso de selección integrado en el portal web para publicar las ofertas de trabajo, y en el backend para la realización de entrevistas y valoración de los aspirantes.
• Gestión de vacaciones, ausencias.
• Gestión, validación y pago de los gastos de los empleados.
• Red social corporativa: Para la comunicación interna entre departamentos, gestión de documentación, gestión de ventas, etc.

En próximas entradas que dedicaremos al comercio retail, explicaremos como realizar pequeñas configuraciones que nos facilitarán la gestión, como por ejemplo las propuestas de reabastecimiento automáticas en función de las existencias mínimas en almacén, y aquellas configuraciones que nos permitirán potenciar las ventas en nuestro eCommerce, mediante técnicas cross-selling/up-selling (recomendación de productos, productos alternativos).